Mantenimientos informáticos

Introducción

Quizá por la coyuntura económica o quizá por un mal asesoramiento, las empresas, y sobre todo las empresas españolas, no están invirtiendo en tener la infraestructura IT de su empresa en un estado óptimo, lo cual es un error de una magnitud descomunal, una infraestructura en mal estado disminuye el tiempo de trabajo efectivo y por lo tanto el rendimiento de los empleados, ocasiona incidencias de un coste muy elevado, provoca pérdidas y fugas de datos, aumenta el estrés de los empleados y puede llegar a paralizar la empresa.
Es como quien va al dentista tras años y por no llevar un mantenimiento tiene que enfrentarse a unas facturas astronómicas y perdidas definitivas de dientes…
El gasto en mantener la infraestructura IT no se puede esquivar, los equipos se vuelven obsoletos y se deterioran, surgen fallos y problemas y hay que ir solucionándolos, de lo contrario la empresa será cada vez menos funcional y menos operativa.


¿Por qué un mantenimiento informático?

Coste de oportunidad del empleado
El tiempo que dedicamos a arreglar por nuestros propios medios un ordenador, es tiempo que no dedicamos a conseguir que nuestro necio crezca.
Por ejemplo, si encargamos al nuevo comercial que nos reinstale el sistema operativo del ordenador, seguramente perdería un día de su trabajo, que es vender, lo que haría bajar las ventas de ese día.
Tiempo de respuesta
En algunas ocasiones, cuando un ordenador falla no podemos perder el tiempo buscando centros de reparaciones o algún conocido que pueda arreglarlo.
Ese tiempo puede ser crítico y necesitamos estar tranquilos al tener garantizado un tiempo de respuesta.
Acciones preventivas
Muchas veces no es posible prever los fallos antes de que ocurran, pero otras veces basta con hacer un mantenimiento preventivo que permita detectar errores antes de que crezcan y se conviertan en incidencias mucho más graves.
Un servicio de mantenimiento informático tratará de detectar estos errores a tiempo y ponerles solución.
Copia de seguridad
Lamentablemente, sólo nos acordamos de las copias de seguridad cuando las necesitamos.
Un servicio de mantenimiento informático diseñará una buena política de copias de seguridad y revisará periódicamente que todo funciona según lo previsto
Asesoramiento
Nuestra empresa no tiene que ser experta en todo tipo de tecnologías.
Si somos un despacho de recursos de multas conoceremos bien los trámites de los expedientes, recursos, juicios… pero no tenemos por qué saber si este teléfono móvil es el que necesito o si mi aplicación de contabilidad irá más rápido en un nuevo ordenador.
El servicio de mantenimiento informático le asesora en la toma de estas decisiones.
Inventario de equipos
¿Cuántos ordenadores tenemos en la empresa? ¿Son muy antiguos? ¿Están en garantía?
Un servicio de mantenimiento informático debería respondernos a estas preguntas en cuestión de minutos al tener actualizado nuestro inventario de equipos en todo momento.
Atiende una empresa en lugar de una persona
Cuando confiamos a una persona el mantenimiento de nuestros ordenadores, corremos el riesgo de que sólo nos pueda atender ella.
De esta forma se dan situaciones complicadas en las que no podemos contactar con el técnico (está de vacaciones, de baja, en el cine…) y no hay nadie más que se pueda hacer cargo. Es importante disponer de un servicio que no dependa de una sola persona y que tenga documentados todos nuestros sistemas para que cualquier informático solucione los problemas

Servicios IT críticos para la empresa

  • Antivirus Actualizado: Imprescindible para garantizar la seguridad de cualquier red de ordenadores.
  • Cortafuegos bien configurado: Garantiza la seguridad de su red interna frente al exterior.
  • Comunicaciones / Red interna: Rápidas, fiables y seguras con la mejor relación calidad/precio.
  • Acceso a internet bajo control: Acceso a internet de forma segura y controlada. Maximiza el tiempo de trabajo al evitar distracciones
  • Correo electrónico: Optimización del servicio de correo electrónico. Imprescindible para la empresa de hoy día
  • Servidores: Garantice la disponibilidad de sus servidores –ALTA DISPONIBILIDAD- y maximice su rendimiento
  • Backup: La correcta gestión de sus copias de seguridad garantiza la continuidad de su negocio
  • Configuración de seguridad de acceso a datos: El acceso a los datos debe ser configurado de tal forma que solamente las personas autorizadas puedan verlos, copiarlos, modificarlos, eliminarlos… evitar las fugas de información es uno de los aspectos más descuidados y a la vez mas importantes.
  • Impresión y escaneo: Tanto imprimir como escanear son vitales y pueden dejar la empresa paralizada
  • Velocidad de equipos de trabajo: Un equipo de trabajo ralentizado, tanto por obsolescencia de sus componentes como por un estado precario del sistema puede producir una pérdida de trabajo efectivo disminuyendo el rendimiento y aumentando notablemente el estrés de los empleados (¡OJO!)

Infraestructura en estado óptimo

CONCLUSION: LA INFRAESTRUCTURA INFORMATICA DE LA EMPRESA DEBE MANTENERSE PLENAMENTE OPERATIVA Y CUIDADA PARA MANTENER NO SOLO EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, SINO TAMBIEN EL RENDIMIENTO DE LA MISMA EN UN ESTADO OPTIMO
  • Reduce los tiempos de inactividad de los empleados aumentando la productividad.
  • Interrupciones lo más cortas posibles nos proporcionan una alta disponibilidad de acceso a los recursos: impresión, datos, programas…
  • Mantiene los costes bajo control sin grandes sobresaltos

Esto se logra con:

  • Configuración apropiada de puestos de trabajo y servidores, que deben ser adecuados para un trabajo fluido
  • Correcta configuración de la red de comunicaciones de la empresa, tanto interna como externa.
  • Correcta configuración de los equipos de impresión y escaneo
  • Adecuada Infraestructura IT de la empresa :
    • Control de usuarios y permisos, Cortafuegos, antivirus – Seguridad
    • Aplicaciones corporativas y de ofimática
    • Correo, datos y copias de seguridad
    • Gestión de licencias y garantías (Inventario)
    • Documentación

Como llegar al estado óptimo

  • Primera Visita: Se recaba información, Número y estado de los equipos, de la red, de los servidores, lista de empleados con acceso a cada equipo, aplicaciones que utiliza cada uno, datos a los que debe acceder cada uno, etc.
  • Elaboración e implementación de un plan de contingencia: Se elabora una batería de medidas para implementar correctamente la infraestructura IT de dicha empresa.
    Tras llegar a un acuerdo las medidas aprobadas son implementadas dejando la empresa en un estado óptimo.
  • Mantenimiento preventivo: Ese estado óptimo no es perpetuo, tanto el software como el hardware son afectados por el desgaste y otros factores, hay que revisar periódicamente que nuestra implementación no pierde su estado óptimo y realizar cambios de discos, formateos, etc. Cuando nosotros planifiquemos y no cuando el equipo nos deje tirados (que suele ser en el peor momento). Como un general que revisa sus defensas, tenemos que estar seguros de que antivirus y copia de seguridad están actualizados
  • Mantenimiento correctivo: Cuando algo falla es preciso solucionarlo para volver a ese estado óptimo, sustituyendo componentes, reconfigurando, etc.
  • Manteniemiento evolutivo: Con el tiempo van apareciendo actualizaciones y mejoras cuya implementación debe ser analizada
  • Soporte: Las dudas de los empleados en lo que a utilizar cualquier elemento de la infraestructura deben ser resueltas

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