Gestión documental DIFS

  • No pierda un documento más, una vez introducido en DIFS podrá acceder a el siempre que lo necesite
  • Indexación de documentos para busquedas rapidas.
  • Extracción de datos de documentos como albaranes, facturas, pedidos, e incluso otras aplicaciones.
  • Pase datos comodamente a su programa de gestión, basta escanear el documento y DIFS hará el resto.
  • Comparta documentos con otros miembros de la empresa o clientes de manera rápida y eficaz.

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  • REDUCIENDO COSTES


    reducir costes con gestion documental

    Un sistema de Gestión Documental permite una rápida recuperación de la inversión y la posibilidad de reducir costes administrativos derivados del mantenimiento y gestión del archivo y los documentos de una empresa

  • REDUCIENDO RECURSOS


    reducir recursos con gestion documental

    Más rápidez en la gestión documental permitirá reducir los recursos necesarios para llevar adelante su labor, lo que significará que aumentará su productividad, con el mismo equipo humano y material podrá alcanzar a más clientes y por lo tanto mantener una ventaja competitiva con las empresas de su sector.

  • REDUCIENDO ESPACIO


    reducir espacio con gestion documental

    DIFS le ayuda en el ahorro de espacio, ya que a la hora de clasificar, todos los documentos innecesarios, serán eliminados. Ya no habrá documentos duplicados, copias innecesarias o doble registro de datos. Un solo ejemplar digitalizado, permitirá el acceso instantáneo de múltiples agentes a la información.

  • REDUCIENDO TIEMPO


    reduciendo tiempo

    Mejora tus tiempos de respuesta de cara a tus clientes y proveedores, la reducción de tiempo administrativo supone ganar tiempo para realizar su trabajo y labor que produce beneficios.

Características

Creación de expedientes

El sistema de indexación de DIFS permite asociar archivos basandose en distintos parámetros, lo que falicita la busqueda y organización de documentos.

Extracción de datos

DIFS extrae datos de sus documentos aplicando OCR a todo el documento o a las partes que se le indique, permitiéndonos trabajar luego con ellos, por ejemplo traspasandolos a su programa de gestión.

Creación de flujos de trabajo

Una vez que un documento entra en DIFS se le puede asignar un circuito administrativo de seguimiento y validación.

Homologado por hacienda

Crea una imagen digitalizada de sus facturas con validez legal, lo cual permite destruir las facturas en papel.

Modular, escalable y descentralizado

DIFS está compuesto por módulos lo que permíte añadirle funcionalides bajo demanda

Entorno amigable

La interfaz que el usuario manejará es intuitiva y el aprendizaje es muy sencillo lo que reduce tiempo y costes.

Trabaja con bases de datos no propietarias

Otros programas similares emplean una técnología propietaria de base datos, lo cual no permite migrar a un programa distinto, es una especie de secuestro que obliga a seguir con el programa, DIFS usa bases de datos NO PROPIETARIAS

¿Cómo funciona?

Difs® (Digital Image File System), de Matrix Development System S.A., es una herramienta ideal para solucionar los diferentes problemas asociados al mantenimiento del archivo y de la comunicación interna de su empresa.

Permite digitalizar, indexar, asociar, organizar y compartir cualquier información que su empresa genera o recibe. Así mismo aumenta la seguridad al no depender de un archivo físico, este último susceptible de accesos no autorizados, perdidas de información y hasta desastres naturales.

El uso y mantenimiento de un archivo tradicional representa un elevado coste: los archivadores, los consumibles, las fotocopias, la duplicidad de información, la pérdida de espacio y tiempo. Con el desarrollo de DIFS®, Matrix Development System pone a disposición de las empresas una potente solución para la gestión electrónica de documentos, a fin de aumentar la eficacia de los trabajos de archivo y posterior recuperación de documentos.

Además de reducirle los costes, DIFS® le ayudará a mejorar la relación con sus clientes. Un mejor servicio en un tiempo de respuesta mínimo: no deje escapar oportunidades de negocio por no poder localizar la información a tiempo.

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Módulos

Administración

DifsAdmin es la herramienta organizativa del archivo. Permite definir la estructura del archivo, los tipos de documentos y el control de usuarios y permisos.

Captura

Existen 3 vías de captura de documentos: papel, ficheros y correos. Tres sencillos módulos nos permiten capturar cualquier dato.
• DifsCapture permite la captura masiva de documentos desde escáneres o máquinas multifuncionales. Automatiza la entrada de información de documentos capturando datos de cualquier tipo de código de barras.
• DifsFile permite la captura automática de cualquier tipo de documento introducido en la carpeta que el usuario haya definido. Esta carpeta tendrá la función de bandeja de entrada de documentos para DIFS File que los digitalizará y los almacenará juntamente con el archivo original.
• DifsMailCapture permite acceder al correo del cliente para incorporar los e-mails recibidos o emitidos al archivo de gestión documental Difs.

Visualización

DifsView es la herramienta de visualización. Permite la visualización de cualquier documento incorporado a Difs, hacer anotaciones de todo tipo, enviar imágenes o documentos por mail y realizar todo tipo de consultas en el archivo documental. Mantiene una gran integración con otras aplicaciones como Microsoft Word o Excel.

Servicio de correo

DifsSMail ayuda a la automatización de avisos a usuarios o grupos cuando se captura un documento.

Indexación

DifsIndex permite una potente indexación por contenidos así como utilidades de exportación de datos a la base de datos del servidor. Realiza lectura por OCR y por códigos de barras.

Clasificación automática

DifsForm es la herramienta de reconocimiento de las zonas de un documento para asignarlas de forma automática a los campos de indexación definidos por el usuario. Es la solución para digitalizar y clasificar dentro del archivo documental un gran volumen de documentos que mantengan un mismo formato.

Entrelazado de datos

ADifsLink permite enlazar los datos de cualquier ventana Windows con DIFS, a nivel de consulta, captura... Sin necesidad de programación. Sin necesidad de vincular bases de datos.

Reconocimiento de caracteres OCR

DifsOCR es un potente conversor OCR que transforma la imagen en un documento con formato editable (Word, Excel, ...). Corrige de forma inteligente las imágenes introducidas en el sistema en formato papel.

Otros Módulos

Digitalización certificada de facturas recibidas

Permite destruir las facturas recibidas en papel, dando validez legal a la imagen digitalizada que se conserva con nuestra solución de gestión documental. Homologado por la Agencia Tributaria, la Diputación Foral de Navarra, la Diputaciones Forales de Guipuzkoa, Bizkaia y Álava.

Facturación digital

Módulo de facturación digital para el control de albaranes y garantía de facturación. Permite asegurar la calidad de la propia factura, ahorrar costes asociados de personal, de tiempo, papel, etc. Todo el trabajo manual de selección, archivo, búsqueda, fotocopiado, es reducido a una simple digitalización. La imagen corporativa se ve reforzada y la atención al cliente mejora en rapidez y eficacia.

Extracción automática contable

Extrae información de las facturas de proveedores: la cuenta del proveedor, la fecha, el número de la factura, la base imponible, el importe del IVA y el importe total de la factura para enlazarlo en tiempo real con su sistema de gestión de compras y contabilidad. Reduce el plazo de entrega de éstas a los colaboradores. Sustituya el tratamiento manual por la extracción automática de datos, acelerando el tratamiento de las facturas.

Integración con otras aplicaciones

Conecte cualquier programa Windows® con DIFS® sin ningún coste de programación ni necesidad de altos conocimientos técnicos ¡con solo pulsar un botón! Integre su sistema de gestión documental con otras aplicaciones de uso habitual en su organización, consiga con una inversión mínima la total integración de sus sistemas y estructuras de trabajo con DifsLink.

Acceso desde cualquier lugar: DIFSWEB

Permite acceder a los documentos almacenados por Difs® desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Circuitos de seguimiento y validación

Permite el control de gestión de los documentos, que se integran en un circuito administrativo de seguimiento y validación. Los circuitos se crean y configuran desde el módulo de administración DifsAdmin de forma visual, por lo que es fácil generar los flujos de trabajo.

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